Инструкция о порядке обеспечения конфиденциальности при обработке информации, содержащей персональные данные в Министерстве сельского, лесного хозяйства и природных ресурсов Ульяновской области и ОГБУ «Агентство по развитию сельских территорий Ульяновск

УТВЕРЖДАЮ Директор ОГБУ «Агентство по развитию сельских территорий Ульяновской области»     ____________________ М.А. Шпак «____» _____________ 2014 года м.п.

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Министра сельского, лесного хозяйства и природных ресурсов Ульяновской области   ____________________ А.И. Братяков «____» _____________ 2014 года                                м.п.

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке обеспечения конфиденциальности при обработке информации, содержащей персональные данные  в Министерстве сельского, лесного хозяйства и природных ресурсов Ульяновской области и ОГБУ «Агентство по развитию сельских территорий Ульяновской области»

 

 

 

I. Общие положения

 

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает применяемые в Министерстве сельского, лесного хозяйства и природных ресурсов Ульяновской области и ОГБУ «Агенство по развитию сельских территорий Ульяновской области» (далее – Учреждения) способы обеспечения безопасности при обработке, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, защиту, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение, персональных данных с целью соблюдения конфиденциальности сведений, содержащих персональные данные работников физических лиц не являющихся сотрудниками Учреждения.

 

1.2. Настоящая Инструкция разработана на основании Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 19.12.2005 г. №160-ФЗ «О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных», Федерального закона РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите ПДн при их обработке в ИСПДн» и от 15 сентября 2008 г. № 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

 

1.3. В соответствии с законодательством Российской Федерации под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая Учреждению в связи с трудовыми отношениями и иной деятельность связанной с необходимостью получения персональных данных.

 

1.4. Требование обеспечения конфиденциальности при обработке персональных данных означает обязательное для соблюдения должностными лицами Учреждения, допущенными к обработке персональных данных, иными получившими доступ к персональным данным лицами требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.

 

1.5. Обеспечение конфиденциальности персональных данных не требуется в случае:

обезличивания персональных данных;

для общедоступных персональных данных.

 

1.6. Ответственные за хранение и обработку персональных данных утверждаются распоряжением Учреждения.

 

1.7. В целях обеспечения требований соблюдения конфиденциальности и безопасности при обработке персональных данных Учреждение предоставляет должностным лицам, работающим с персональными данными, необходимые условия для выполнения указанных требований:

- знакомит работника под роспись с Положением «Об организации работы с персональными данными работников», с настоящей Инструкцией, с должностной инструкцией и иными локальными нормативными актами Учреждения в сфере обеспечения конфиденциальности и безопасности персональных данных;

- предоставляет хранилища для документов, средства для доступа к информационным ресурсам (ключи, пароли и т.п.);

- обучает правилам эксплуатации средств защиты информации;

- проводит иные необходимые мероприятия.

 

1.8. Должностным лицам Учреждения, работающим с персональными данными, запрещается сообщать их устно или письменно кому бы то ни было, если это не вызвано служебной необходимостью. После подготовки и передачи документа файлы черновиков и вариантов документа переносятся подготовившим их сотрудником на маркированные носители, предназначенные для хранения персональных данных. Файлу могут удаляться с помощью программных средств гарантированного удаления информации.

Без согласования с руководителем структурного подразделения формирование и хранение баз данных (картотек, файловых архивов и др.), содержащих конфиденциальные данные, запрещается.

 

1.9. Должностные лица Учреждения, работающие с персональными данными, обязаны использовать информацию о персональных данных исключительно для целей, связанных с выполнением своих трудовых обязанностей.

 

1.10. При прекращении выполнения трудовой функции, связанной с обработкой персональных данных, все носители информации, содержащие персональные данные (оригиналы и копии документов, машинные и бумажные носители и пр.), которые находились в распоряжении должностного лица в связи с выполнением должностных обязанностей, данный работник должен передать своему непосредственному руководителю.

 

1.11. Передача персональных данных третьим лицам допускается только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, должностными инструкциями и иными локальными нормативными актами Учреждения.

Передача персональных данных осуществляется ответственным за обработку персональных данных должностным лицом Учреждения на основании письменного или устного поручения руководителя структурного подразделения.

 

1.12. Передача сведений и документов, содержащих персональные данные, оформляется путем составления акта.

 

1.13. Должностное лицо, предоставившее персональные данные третьим лицам, направляет письменное уведомление субъекту персональных данных о факте передачи его данных третьим лицам.

 

1.14. Запрещается передача персональных данных по телефону, факсу, электронной почте за исключением случаев, установленных законодательством и действующими в Учреждении локальными нормативными актами.

 

Ответы на запросы граждан и организаций даются в том объеме, который позволяет не разглашать в ответах персональные данные, за исключением данных, содержащихся в материалах заявителя или опубликованных в общедоступных источниках.

 

1.15. Должностные лица Учреждения, работающие с персональными данными, обязаны немедленно сообщать своему непосредственному руководителю и (или) специалисту по информационной безопасности обо всех ставших им известными фактах получения третьими лицами несанкционированного доступа либо попытки получения доступа к персональным данным, об утрате или недостаче носителей информации, содержащих персональные данные, удостоверений, пропусков, ключей от сейфов (хранилищ), личных печатей, электронных ключей и других фактах, которые могут привести к несанкционированному доступу к персональным данным, а также о причинах и условиях возможной утечки этих сведений.

 

1.16. Должностные лица, осуществляющие обработку персональных данных, за невыполнение требований конфиденциальности, защиты персональных данных несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

1.17. Отсутствие контроля со стороны Учреждения за надлежащим исполнением работником своих обязанностей в области обеспечения конфиденциальности и безопасности персональных данных не освобождает работника от таких обязанностей и предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

 

 

II. Порядок обеспечения безопасности при обработке персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации

 

2.1. Обработка персональных данных, в том числе содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы, считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такая обработка осуществляется при непосредственном участии человека.

 

2.2. Руководитель структурного подразделения, осуществляющего обработку персональных данных без использования средств автоматизации:

- определяет места хранения персональных данных (материальных носителей);

- осуществляет контроль наличия в структурном подразделении условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный к ним доступ;

- информирует лиц, осуществляющих обработку персональных данных без использования средств автоматизации, о перечне обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки;

- организует раздельное, т.е. не допускающее смешение, хранение материальных носителей персональных данных (документов, дисков, дискет, USB флеш-накопителей, пр.), обработка которых осуществляется в различных целях.

 

2.3. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

 

2.4. При несовместимости целей обработки персональных данных, руководитель структурного подразделения должен обеспечить раздельную обработку персональных данных.

 

2.5. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

 

2.6. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе.

III. Порядок обеспечения безопасности при обработке персональных данных, осуществляемой с использованием средств автоматизации

 

3.1. Обработка персональных данных с использованием средств автоматизации означает совершение действий (операций) с такими данными с помощью объектов вычислительной техники в локальной компьютерной сети Учреждения (далее - ЛКС).

 

Безопасность персональных данных при их обработке в ЛКС обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, включающей организационные меры и средства защиты информации, а также используемые в ЛКС информационные технологии.

 

Технические и программные средства защиты информации должны удовлетворять устанавливаемым в соответствии с законодательством Российской Федерации требованиям, обеспечивающим защиту информации. Средства защиты информации, применяемые в ЛКС, в установленном порядке проходят процедуру оценки соответствия.

 

3.2. Допуск лиц к обработке персональных данных с использованием средств автоматизации осуществляется на основании распоряжения руководителя Учреждения при наличии паролей доступа.

 

Работа с персональными данными, содержащимися в ЛКС, осуществляется в соответствии с должностными обязанностями работника в которые входит обработка персональных данных, знакомится под роспись.

 

3.3. Работа с персональными данными в ЛКС должна быть организована таким образом, чтобы обеспечивалась сохранность носителей персональных данных и средств защиты информации, а также исключалась возможность неконтролируемого пребывания в этих помещениях посторонних лиц.

 

3.4. Компьютеры и (или) электронные папки, в которых содержатся файлы с персональными данными, для каждого пользователя должны быть защищены индивидуальными паролями доступа.

 

3.5. Пересылка персональных данных без использования специальных средств защиты по общедоступным сетям связи, в том числе Интернет, запрещается.

 

3.6. При обработке персональных данных в ЛКС пользователями должно быть обеспечено:

 

а) использование предназначенных для этого разделов (каталогов) носителей информации, встроенных в технические средства, или съемных маркированных носителей;

 

б) недопущение физического воздействия на технические средства автоматизированной обработки персональных данных, в результате которого может быть нарушено их функционирование;

 

в) постоянное использование антивирусного обеспечения для обнаружения зараженных файлов и незамедлительное восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

 

г) недопущение несанкционированных выноса из помещений, установки, подключения оборудования, а также удаления, инсталляции или настройки программного обеспечения.

 

3.6. При обработке персональных данных в ЛКС разработчиками и администраторами информационных систем должны обеспечиваться:

 

а) обучение лиц, использующих средства защиты информации, применяемые в ЛКС, правилам работы с ними;

 

б) учет лиц, допущенных к работе с персональными данными в ЛКС, прав и паролей доступа;

 

в) учет применяемых средств защиты информации, эксплуатационной и технической документации к ним;

 

г) контроль за соблюдением условий использования средств защиты информации, предусмотренных эксплуатационной и технической документацией;

 

д) описание системы защиты персональных данных.

 

3.7. Специфические требования по защите персональных данных в отдельных автоматизированных системах Учреждения определяются утвержденными в установленном порядке инструкциями по их использованию и эксплуатации.

 

IV. Порядок учета, хранения и обращения со съемными носителями персональных данных, твердыми копиями и их утилизации

 

4.1. Все находящиеся на хранении и в обращении в Учреждении съемные носители (диски, дискеты, USB флеш-накопители, пр.), содержащие персональные данные, подлежат учёту. Каждый съемный носитель с записанными на нем персональными данными должен иметь этикетку, на которой указывается его уникальный учетный номер.

 

4.2. Учет и выдачу съемных носителей персональных данных осуществляют работники дирекции информационного и программного обеспечения ОГБУ «Агентство по развитию сельских территорий Ульяновской области».

Работники Учреждения получают учтенный съемный носитель от уполномоченного сотрудника для выполнения работ на конкретный срок.

 

При получении делаются соответствующие записи в журнале учета съемных носителей и электронно-цифровых подписей (ЭЦП) (далее - журнал учета), который ведется в дирекции информационного и программного обеспечения ОГБУ «Агентство по развитию сельских территорий Ульяновской области». По окончании работ пользователь сдает съемный носитель для хранения уполномоченному сотруднику, о чем делается соответствующая запись в журнале учета.

 

4.3. При работе со съемными носителями, содержащими персональные данные, запрещается:

хранить съемные носители с персональными данными вместе с носителями открытой информации, на рабочих столах, либо оставлять их без присмотра или передавать на хранение другим лицам;

выносить съемные носители с персональными данными из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостиницах и т. д.

 

4.4. При отправке или передаче персональных данных адресатам на съемные носители записываются только предназначенные адресатам данные. Отправка персональных данных адресатам на съемных носителях осуществляется в порядке, установленном для документов для служебного пользования. Вынос съемных носителей персональных данных для непосредственной передачи адресату осуществляется только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения Учреждения.

 

4.5. О фактах утраты съемных носителей, содержащих персональные данные, либо разглашения содержащихся в них сведений должно быть немедленно сообщено ответственному по информационной безопасности.

На утраченные носители составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в журналы учета.

 

V. Заключительные положения

5.1. С положениями настоящей Инструкции должны быть ознакомлены под роспись все работники структурных подразделений Учреждения и лица, выполняющие работы по договорам и контрактам, имеющие отношение к обработке персональных данных.